Bien débuter avec « Classeur » (Calc)

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Initiation à l'utilisation de « Classeur » de LibreOffice ou d'Apache OpenOffice.

Compatible : LibreOffice 4.0.1 et Apache OpenOffice 3.4.1.

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I. Qu'est-ce qu'un tableur ?

Un tableur est un logiciel capable de travailler sur des données numériques et alphanumériques, et il permet d'effectuer un grand nombre de calculs répétitifs. Il se compose d'une ou plusieurs feuilles de calcul. Il se présente sous la forme d'un tableau qui, lui, est composé de cellules (intersections de lignes et de colonnes). Dans chaque cellule peut se trouver du texte, un nombre ou une formule mathématique (simple ou complexe). Plus encore, il est possible d'utiliser le contenu d'une cellule dans une autre cellule, la modification d'une seule cellule entraîne le recalcul et la mise à jour immédiate de l'ensemble du tableau.

II. Présentation

Lorsque l'on crée un fichier « Classeur » pour la première fois, il se présente sous la forme suivante :

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Les éléments qui composent un tableur sont :

La barre de menu :

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Regroupe les commandes de « Classeur ». Pour les faire apparaître, il suffit de cliquer dessus. Ensuite les différentes commandes ou sous-menus apparaissent.

Les barres d'outils :

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Elles permettent de réaliser certaines actions plus rapidement (ces commandes sont issues des commandes du menu).

La barre de formule avec le nom de la cellule active :

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C'est dans cette partie que l'on saisira les données ou les formules mathématiques.

La zone de travail :

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Qui se compose elle aussi de différents éléments :

Image non disponible 1 : Nom des colonnes.
2 : Numéro de lignes.
3 : Barre de défilement horizontal.
4 : Barre de défilement vertical.
5 : Liste des onglets.
6 : Boutons de déplacements des onglets.

Les barres de défilement permettent de se déplacer rapidement avec la souris dans le fichier, on peut aussi utiliser les touches de déplacement.

Si vous utilisez AOOApache OpenOffice, celui-ci crée à chaque nouveau fichier trois onglets. :
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La cellule active est identifiée de la façon suivante :

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Un cadre noir plus épais est situé autour de la cellule, et la colonne et la ligne sont mises en évidence.

III. Les cellules

Chaque feuille de données est composée de cellules. Elles peuvent être nommées, groupées, et bien d'autres choses encore.

Les modifications qui suivent peuvent être appliquées sur une cellule, une ligne, une colonne ou une sélection de cellules.

Pour sélectionner plusieurs cellules distinctes, il faut sélectionner la première, ensuite appuyer sur Ctrl (et maintenir), puis sélectionner les cellules souhaitées.

III-A. Format de données

Cette fonction se trouve à deux endroits :

Dans le menu Au clic droit sur une cellule
Dans le menu « Format/Cellules… » :
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Clic droit sur une cellule « Formater les cellules… » :
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Et nous arrivons donc sur une fenêtre qui est constituée de sept onglets.

III-A-1. « Nombres »

Dans cet onglet, nous pouvons définir le type d'affichage des données, qu'elles soient numériques ou pas. Celles-ci sont réparties par « Catégorie » :

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Par exemple, si nous voulons formater un nombre avec deux décimales et un séparateur de milliers, il faut sélectionner « Nombre » et le format correspondant :

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Dans la partie droite, le formatage apparaît. Dans la partie « Options », il est aussi possible de modifier le formatage.

Le champ « description de format » permet de modifier manuellement le format choisi

Second exemple : maintenant, si nous voulons formater une date, il suffit de sélectionner « Date » et le format souhaité :

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III-A-2. « Polices »

Dans cet onglet, nous pouvons définir une « Police » de caractères, celle-ci devant être installée sur le poste :

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Quand vous sélectionnez une police, vous obtenez le rendu dans la partie basse de la fenêtre. Vous pouvez aussi choisir le « Style » et la « Taille ».

Vous pouvez aussi appliquer cela sur une partie de la cellule, il suffit alors de sélectionner l'élément à modifier, et de faire la modification souhaitée.

III-A-3. « Effets de caractères »

Cet onglet permet de modifier l'apparence du texte, en ajoutant des effets comme la couleur, le trait de soulignage et d'autres fonctionnalités sur le texte.

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Vous pouvez aussi appliquer cela sur une partie de la cellule, il suffit alors de sélectionner l'élément à modifier, et de faire la modification souhaitée.

Le seul élément qui manque est la mise en indice ou en exposant. Pour cela, une fois que vous avez saisi votre donnée, il faut sélectionner la valeur à mettre en indice ou exposant, et faire clic droit « Caractère… » :

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La fenêtre suivante s'ouvre, avec l'onglet « Position », qui contient les commandes « Indice » et « Exposant » :

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Nous avions sélectionné le « 2 » dans la cellule et nous appliquons la position « Exposant », ce qui nous donne :

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III-A-4. « Alignement »

Dans cet onglet, nous pouvons définir tout ce qui concerne le positionnement de la donnée dans une cellule :

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Cette partie sert très souvent pour la mise en forme des titres de colonnes et de lignes d'un tableau.

Nous pouvons modifier l'alignement horizontal (à droite, à gauche, au centre) et/ou vertical (en haut, en bas, au milieu), et nous pouvons aussi le combiner avec l'orientation du texte que nous pouvons modifier en saisissant l'angle ou en se servant de la souris.

La commande « Renvoi à la ligne automatique » permet un retour à la ligne sur la donnée saisie dans la cellule quand celle-ci dépasse la largeur.

III-A-5. « Bordure »

Cet onglet sert à faire apparaître des bordures sur les cellules :

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Nous pouvons choisir un style de bordure, une couleur, un positionnement et d'autres fonctionnalités que je vous laisse découvrir. Il est aussi possible de rajouter des effets d'« Ombrage ».

Suivant notre sélection, une cellule ou plusieurs, la fenêtre n'est pas la même :

Une cellule Plusieurs cellules
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Comme vous pouvez le constater sur ces deux images, l'affichage n'est pas le même. Cela permet, par exemple, dans le cas d'une sélection sur plusieurs cellules, de mettre une bordure pour toutes les cellules et ensuite de mettre une bordure différente pour le contour du tableau.

III-A-6. « Arrière-plan »

Dans cet onglet, vous pouvez modifier le fond des cellules :

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Il nous suffit de sélectionner la couleur voulue pour que cela soit appliqué aux cellules sélectionnées.

Si vous choisissez une couleur de fond foncée, il faudra prendre une couleur claire pour la police, et inversement.

Certains se demanderont sans doute comment faire pour ajouter une image  ?

Soyez patient, j'y arrive. Pour mettre une image en fond, il faut d'abord insérer l'image, par la commande « Insertion », « Image » et « À partir d'un fichier… » :

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Sélectionnez votre image, et l'insérer. Nous obtenons donc :

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Ensuite pour la mettre en image de fond, il faut faire un clic droit, « Disposition » et « À l'arrière-plan » :

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Ce qui nous donne donc :

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J'entends certains dire : « comment la modifier, maintenant ? »

Ne paniquez pas, il faut pour cela aller dans « Affichage » et « Navigateur » ou faire F5 :

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Ce qui ouvre la fenêtre suivante. Il nous suffit alors d'aller récupérer notre image :

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Ensuite, faites un double-clic dessus, ce qui vous permettra de la sélectionner et ainsi de pouvoir y faire des modifications (en la remettant en premier plan, en l'agrandissant ou autre) :

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Les « petits carrés verts » indiquent que l'image est bien sélectionnée.

III-A-7. « Protection de cellule »

Dans cet onglet, vous pouvez protéger des cellules. Cette protection est utile pour protéger des cellules qui contiennent des formules et éviter l'« effacement accidentel » :

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III-B. Fusionner des cellules

Cette opération permet de combiner les cellules sélectionnées en une cellule unique ou faire l'opération inverse. La fusion peut être horizontale et/ou verticale.

Pour réaliser cette opération, vous avez trois possibilités.

III-B-1. En passant par le menu

Dans le menu « Format », « Fusionner les cellules » et « Fusionner les cellules » :

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III-B-2. Dans la barre d'outils

En cliquant sur l'icône suivant : Image non disponible

III-B-3. Clic droit

Par le clic droit :

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III-B-4. Pour quoi faire ?

Par exemple :

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Le mois de Janvier est centré horizontalement, car il contient deux données.

Le mot Jours est centré verticalement.

Cette opération est très souvent utilisée pour mettre en forme un tableau.

IV. Opérations

IV-A. La saisie

Pour saisir dans le « Classeur », nous avons deux possibilités :

Dans la cellule Dans la barre formule
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La saisie dans la cellule est pratique quand on n'a que des données.
La barre de formule sera, elle, plus utilisée quand on voudra saisir une formule.

Le formatage standard lors de la saisie est :

Texte Image non disponible Un texte est aligné à gauche
Numérique entier Image non disponible Une valeur est alignée à droite
Numérique décimal Image non disponible La virgule étant le symbole décimal (en français), la valeur est alignée à droite
Image non disponible Le point n'étant pas le symbole décimal (en français), c'est considéré comme du texte donc aligné à gauche

IV-B. Opération simple avec des données

Les opérations simples sont les additions, les soustractions, etc.

Pour saisir une opération (ou une fonction que l'on verra plus loin), il faut commencer par saisir « = », qui indique l'on veut faire un calcul :

Image non disponible ce qui nous donne Image non disponible

Il en serait de même pour les autres opérations :

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Ensuite, nous pouvons utiliser des parenthèses pour compléter les opérations :

Formule Résultat
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IV-C. Opération simple avec des cellules

Les opérations sont les mêmes que dans le paragraphe précédent, mais les données ne seront plus saisies, mais issues d'autres cellules. Nous utiliserons cette fois-ci la barre de formule. Nous allons donc saisir en C1 la formule « =B1+A1 », ce qui donne au final :

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Au lieu de saisir toute la ligne manuellement, vous pouvez procéder de cette façon :
  • saisir « = » ;
  • cliquer sur « B1 » ;
  • saisir « + » ;
  • cliquer sur « A1 » ;
  • valider soit en cliquant sur la flèche bleue soit en faisant Entrée.

IV-D. Les fonctions

Les fonctions sont des opérations plus poussées que l'addition. Elles permettent de faire des opérations plus complexes.

Vous trouvez un tutoriel sur toutes les fonctions sur le site de Developpez.com : « Utiliser les fonctions dans le tableur OpenOffice - Calc » de Michel Tanguy. Vous avez aussi l'aide F1.

Pour insérer une fonction, vous avez deux possibilités :

Dans le menu Dans la barre d'outils
« Insertion » et « Fonction… » :
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En cliquant sur l'icône qui se trouve au niveau de la barre de formule :
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Vous arrivez sur le masque suivant :

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Les fonctions sont classées par catégorie : Date&Heure, Logique, Mathématique, Texte, etc.

Si vous sélectionnez une fonction, vous avez dans la partie droite les explications :

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Il ne vous reste plus ensuite qu'à saisir les valeurs, en vous aidant de la formule donnée. En commençant à saisir la formule, cela ouvre les champs nécessaires :

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Ensuite à vous de saisir votre formule dans la zone prévue à cet effet. Voici un exemple simple qui donne le résultat du test :

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Ce qui est intéressant, c'est que nous pouvons faire des tests sur des cellules. Il suffit alors de cliquer sur le bouton Image non disponible, de sélectionner la cellule et de cliquer sur le bouton Image non disponible pour revenir à l'écran précédent.

Si vous connaissez les fonctions, vous pouvez les saisir directement dans la cellule ou dans la barre de formule.

V. Exemples

V-A. Exemple 1

Dans cet exemple, nous allons utiliser tout ce que nous avons vu dans les paragraphes précédents.

Nous allons créer un tableau qui récapitule toutes les ventes par mois sur des articles :

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J'ai pour l'instant saisi toutes les données et fait une mise en forme pour que le tableau soit plus agréable à regarder.

Maintenant, nous allons calculer les montants. Mais vous vous doutez bien que nous n'allons pas faire des multiplications simples.

Contraintes : si la quantité dépasse le 80 produits, on applique une remise de 5 %.

La formule est donc la suivante :

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Pas de panique, je vous explique la formule.

Le « SI » permet de tester si la quantité est supérieure à 80. Si la valeur est supérieure à 80, j'applique la remise de 5 % en appliquant un coefficient de 0,95, sinon je laisse à 1.

Ensuite, j'applique le prix que je multiplie par la quantité.

V-B. Exemple 2

Reprenons l'exemple précédent, et ajoutons une contrainte supplémentaire.

Contraintes : rajoutons à la contrainte précédente un nouveau test, si la quantité est supérieure à 50 produits, on applique une remise de 2 %.

La formule devient donc la suivante :

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L'ordre des tests est important, car si le premier test est validé, les autres tests ne sont pas analysés. Donc nous devons tester dans notre cas la quantité la plus importante en premier et ensuite l'autre.

V-C. Exemple 3

Reprenons l'exemple précédent, et ajoutons une contrainte supplémentaire.

Contraintes : ajoutons un mini de vente, si ce dernier n'est pas atteint, il nous faudra prendre le mini.

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Ce qui nous oblige à rajouter une colonne pour indiquer la quantité demandée et la quantité validée pour la commande :

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La formule devient donc la suivante :

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Nous testons si la quantité demandée (D3) est inférieure à la quantité mini de vente (C3). Si elle est inférieure, je mets la mini de vente, sinon la quantité demandée.

À quoi sert les « $ » dans la formule  ?

Cette commande permet de verrouiller un emplacement. Elle peut être mise avant la lettre et/ou le chiffre. Cela permet, lors d'un copier/coller, de conserver la formule correcte.

Dans notre cas, je peux copier la formule dans la cellule H3, K3 ou N3, la formule sera toujours correcte. Il en est de même pour la ligne. Nous pouvons copier la formule en H16, elle sera toujours correcte.

VI. Les Macros

Vous pouvez aussi automatiser des tâches avec des Macros LibreOffice Basic ou OpenOffice Basic.

Qu'est ce qu'une macro ? Si l'on devait définir ce qu'est une macro, on pourrait dire qu'il s'agit d'une méthode visant à grouper des tâches en une seule commande facile à utiliser.

VII. Conclusion

Voilà une partie de ce qu'il est possible de faire avec un « Classeur », et je ne vous ai présenté qu'une partie infime des possibilités.

Vous pouvez combiner des opérations simples (additions) avec des fonctions plus complexes (SI ou TAUX.NOMINAL).

« Classeur » (Calc) possède beaucoup de fonctions mathématiques, financières et bien d'autres encore. En vous aidant de l'assistant des fonctions, vous pourrez les utiliser correctement.

VIII. Remerciements

Pour leurs remarques directes ou indirectes, et les conseils avisés : Lana.Bauer et ok.Idriss.

Et pour la correction orthographique et syntaxique : ced.

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