I. Introduction

De nos jours, les suites bureautiques LibreOfficeLibreOffice et Apache OpenOfficeApache OpenOffice s'installent doucement sur nos postes. Elles possèdent de nombreuses fonctionnalités, et je vais nous expliquer comment nous servir de la fonction de publipostage avec Writer. Nous créerons des lettres types ou des étiquettes pour aborder cette notion.

Le publipostage est un moyen de fusionner deux documents en un, le premier contient le document dit « type » et le second document contient les « données variables », et le publipostage consiste à combiner les deux pour ne faire qu'un seul document.

II. Prérequis

Une des deux applications doit être installée : LibreOfficeLibreOffice ou Apache OpenOfficeApache OpenOffice.

III. La lettre type

Pour cet exemple, nous allons nous mettre à la place de quelqu'un qui doit faire une lettre de promotions pour des clients fidèles.

III-A. La lettre

Dans notre cas, nous allons commencer par faire la lettre telle que l'on veut qu'elle soit, il faut donc ouvrir Writer et faire la lettre, et voici le modèle de lettre qui nous servira :

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J'ai surligné en jaune les champs qui seront modifiés au moment du publipostage, ce n'est pas la peine de le faire, mais cela sera plus facile pour moi au moment des explications.

III-B. La base de données

La base de données est dans notre exemple un fichier Calc, mais nous aurions pu choisir un autre format : Excel, Access, Base ou autres, tous fonctionneront de la même façon.

Pour cela, j'ai créé un fichier Calc contenant tous les champs qui me sont nécessaires, voici le modèle choisi :

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Nous avons sur ce fichier tous les éléments qui nous seront nécessaires pour pouvoir créer une lettre de promotions.

III-C. Préparer le publipostage

III-C-1. Sélectionner la base de données

Il faut dans un premier temps dire où se trouvent les données, dans notre cas s'est un fichier Calc, pour cela aller dans le menu suivant « Insertion/Champs/Autres… » :

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Nous arrivons sur la fenêtre suivante, il faut aller dans l'onglet « Base de données » :

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Maintenant nous allons ajouter le fichier Calc, il suffit de cliquer sur « Parcourir » et d'aller chercher notre fichier. Une fois intégrée, la liste des bases de données se voit modifiée avec notre fichier :

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Et l'on y retrouve tous nos champs :

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III-C-2. Insérer les champs dans la lettre

Maintenant, nous allons associer les champs avec les données dans la lettre type.

Ne pas fermer la fenêtre « Champs », revenons sur la lettre type, et sélectionnons le texte « Valeur » comme ceci :

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Ensuite revenons sur la fenêtre « Champs », sélectionnons le « Code client », et cliquons sur « Insérer » :

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La lettre type devient donc avec le champ inséré :

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Il ne nous reste plus qu'à faire cela pour tous les champs, finalement nous arrivons à ceci :

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III-C-3. Le publipostage

Maintenant nous allons créer toutes les lettres, il faut aller dans le menu suivant « Outils/Assistant Mailing… » :

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La fenêtre suivante apparaît :

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Comme nous avons créé le document avant, on sélectionne « Utiliser le document actif », et cliquons sur « Suivant », nous arrivons maintenant sur la fenêtre suivante :

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Nous sommes bien sur une lettre, cliquons sur « Suivant » :

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Contrôlons que nous avons bien la bonne base de données, les autres champs ne nous sont pas utiles car nous avons déjà créé notre fichier de « base ». Cliquons sur « Suivant » :

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Ce masque permet de créer des « Salutations » et d'ajouter d'autres options. Dans notre cas nous n'allons rien sélectionner sur cette fenêtre, cliquons sur « Suivant », et nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Sur ce document, si l'on clique sur le bouton « Éditer le document… », on voit un exemple de la lettre. Dans la partie supérieure, vous pouvez sélectionner une ligne particulière, cela peut être utile, si par exemple une personne possède un nom et prénom très longs :

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Les champs venant de la base de données sont grisés.

Cliquons sur « Revenir à l'assistant Mailing » pour revenir sur la fenêtre précédente, ensuite cliquons sur « Suivant », cela lance la génération des lettres :

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Suivant le nombre de documents à créer, cela peut mettre un certain temps.

Une fois la création des documents terminée, nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Si nous observons bien, nous pouvons voir en dessous que les noms apparaissent. Il est encore possible à ce niveau de modifier les documents. Cliquons sur « Suivant », maintenant nous sommes sur la fenêtre :

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Il suffit de sélectionner un des quatre boutons, tout dépend du résultat que l'on souhaite obtenir. Pour notre exemple, je vais choisir « Enregistrer le document de base », et le bouton « Terminer » deviendra alors actif :

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Et une fois que nous avons cliqué sur « Terminer », nous arrivons sur un document contenant toutes les lettres :

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III-C-4. Conclusion

Vous venez de réaliser votre premier publipostage avec Writer. Maintenant libre à nous de faire le vôtre avec vos données.

Maintenant que le document est fait, si nous changeons les éléments du fichier Calc et en recommençant au III.C.3 avec le fichier type, la lettre se mettra à jour avec les nouvelles données.

IV. Les étiquettes

Cette fois, nous allons être à la place d'un bibliothécaire qui doit refaire tout l'étiquetage des livres.

IV-A. La base de données

Cette fois, nous allons commencer par récupérer la base de données. Pour cela il faut ouvrir Writer.

La base de données est dans notre exemple un fichier Base, mais nous aurions pu choisir un autre format : Excel, Access Calc ou autres, tous fonctionneront de la même façon.

Pour cela, j'ai créé une base de données avec Base qui contient tous les champs qui me sont nécessaires, voici le modèle que j'ai choisi :

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Nous avons sur ce fichier tous les éléments nécessaires pour pouvoir créer les étiquettes des livres, la colonne « Code » me servira à créer un code barre pour notre exemple.

Commençons par aller dans le menu « Édition/Changer de base de données… » :

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Nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Il suffit d'ajouter notre base de données, en cliquant sur « Parcourir », et d'aller chercher le fichier, ainsi la base apparaîtra dans la liste :

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La base de données est maintenant attachée, nous pouvons passer à la suite.

IV-B. Préparer le publipostage

IV-B-1. Préparation de l'étiquette

Les suites bureautiques LibreOfficeLibreOffice ou Apache OpenOfficeApache OpenOffice permettent de créer rapidement des étiquettes, car il y a une commande spéciale pour cela, il faut aller dans le menu « Fichier/Nouveau/Étiquettes » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il faut sélectionner notre base de données ainsi que la table :

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Maintenant, il faut insérer les champs comme l'on voudrait les avoir sur notre étiquette, pour insérer les données, il faut sélectionner le champ et cliquer sur la flèche :

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Nous aurons aussi par la suite la possibilité de modifier l'emplacement des champs et de faire d'autres opérations.

Nous obtenons ceci :

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IV-B-2. Format de l'étiquette

Il faut aller sur l'onglet « Format » :

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Et comme parfois « une image vaut mieux que de longs discours », voici ce que je souhaite faire comme étiquette, et nous voyons dans la partie droite de la fenêtre à quoi servent les différents critères :

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Maintenant passons à l'onglet suivant « Options » :

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Il faut bien cocher « Synchroniser le contenu », si l'on ne le coche pas on ne pourra pas mettre à jour les étiquettes pour des éventuelles modifications sur la police, la taille, la couleur, etc.

Et maintenant nous pouvons cliquer sur le bouton « Nouveau document », ce qui nous donne :

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Si l'on veut faire des modifications sur la présentation, il suffit de modifier la première étiquette. Dans notre cas, j'ai modifié la police et la taille. Une fois que toutes les modifications sont faites, il suffit de cliquer sur « Synchroniser les étiquettes » et toutes les autres vont se mettre à jour. Comme dans l'exemple :

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IV-B-3. Le publipostage

Maintenant nous allons créer toutes les étiquettes, il faut aller dans le menu suivant « Outils/Assistant Mailing… » :

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La fenêtre suivante apparaît :

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Comme nous avons créé le document avant, on sélectionne « Utiliser le document actif », et cliquons sur « Suivant », nous arrivons maintenant sur la fenêtre suivante :

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Le choix qui nous correspond est une lettre, cliquons sur « Suivant » :

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Contrôlons que nous avons bien la bonne base de données, et cliquer sur « Suivant » :

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Cliquons sur « Suivant », nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Sur cette fenêtre, si nous cliquons sur le bouton « Éditer le document… », nous verrons un exemple de l'étiquette :

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Cliquons sur « Revenir à l'assistant Mailing », pour revenir sur la fenêtre précédente, ensuite cliquons sur « Suivant », cela lance la génération des étiquettes :

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Image non disponible Suivant le nombre de documents à créer, cela peut mettre un certain temps.

Une fois la création des étiquettes terminée, nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Si nous observons bien, nous pouvons voir en dessous que les étiquettes des livres apparaissent, cliquons sur « Suivant », nous arrivons à la fenêtre suivante :

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Il suffit de sélectionner un des quatre boutons, tout dépend du résultat que l'on souhaite obtenir. Pour notre exemple, je vais choisir « Enregistrer le document de base », et le bouton « Terminer » deviendra alors actif.

Maintenant on arrive sur un document contenant toutes les étiquettes :

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IV-B-4. Conclusion

C'est terminé, et si nous modifions la base de données, il nous suffit de reprendre au paragraphe IV.B.3 pour refaire les étiquettes.

V. Les e-mails

Image non disponible Pour cet exemple, nous allons nous remettre à la place de quelqu'un qui doit faire une lettre de promotions pour des clients, mais cette fois nous allons l'envoyer par e-mail.

V-A. La lettre

La lettre est identique à cette que l'on a utilisée au paragraphe III.A :

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V-B. La base de données

La base de données est dans notre exemple un fichier Calc, mais nous aurions pu choisir un autre format : Excel, Access, Base ou autres, tous fonctionneront de la même façon.

Pour cela, j'ai repris le fichier Calc en y ajoutant l'adresse de messagerie, voici le modèle choisi :

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Nous avons sur ce fichier tous les éléments nécessaires pour pouvoir créer une lettre de promotions.

V-C. Préparer le publipostage

V-C-1. Sélectionner la base de données

Si nous voulons rattacher une base de données, le mode opératoire est le même que le III.C.1. Et nous arrivons sur les bases suivantes :

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Et l'on y retrouve tous les champs :

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V-C-2. Insérer les champs dans la lettre

Les champs sont les mêmes que dans le paragraphe III.C.2, la lettre est donc :

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V-C-3. Le publipostage

Maintenant nous allons procéder comme dans le paragraphe III.C.3, il faut aller dans le menu suivant « Outils/Assistant Mailing… » :

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À l'étape deux nous choisissons toujours « Lettre », et une fois arrivés à la dernière étape nous allons choisir « Envoyer le document fusionné par e-mail », et la partie basse change :

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La première étape va être d'indiquer l'adresse des destinataires, il faut sélectionner le champ qui contient l'adresse e-mail :

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Une fois le champ d'adresse sélectionné, nous allons donner un titre à notre e-mail :

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Si ce champ n'est pas saisi maintenant, il nous sera demandé au moment de l'envoi.

Nous avons la possibilité d'envoyer différents types d'e-mails :

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Texte OpenDocument Le message sera envoyé sous la forme d'un fichier.
Document Adobe PDF
Document Microsoft Word
Message HTML Le message sera intégré dans l'e-mail.
Texte Brut

Maintenant nous arrivons à la partie de l'envoi des e-mails, il faut cliquer sur « Envoyer les documents » :

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La fenêtre suivante apparaît nous indiquant que l'envoi des messages et en cours (si vous n'avez pas ce message passez au paragraphe V.C.5, c'est que la messagerie n'est pas paramétrée) :

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Image non disponible Suivant le nombre d'e-mails à créer, cela peut mettre un certain temps.

Nos e-mails sont partis.

V-C-4. Envoi d'un fichier

Si l'on choisit d'envoyer un document, il est possible de modifier le nom du fichier :

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Image non disponible Attention à ne pas modifier l'extension du fichier, votre destinataire ne pourrait pas lire le fichier reçu.

Nous avons aussi la possibilité de mettre un « petit mot » quand on envoie avec le fichier, il suffit de cliquer sur « Propriétés » :

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La fenêtre suivante apparaît, et libre à vous de mettre ce que vous voulez :

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Ensuite nous cliquons sur « OK ». Et il suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer les documents » :

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V-C-5. Paramétrage de la messagerie : méthode 1

Si votre messagerie n'est pas été paramétrée, la fenêtre suivante apparaît :

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Cliquez sur « Oui » et la fenêtre suivante apparaît :

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Il faut maintenant remplir tous les champs nécessaires :

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Des paramétrages supplémentaires peuvent être demandés, il suffit de cliquer sur « Authentification du serveur », de renseigner les champs et de cliquer sur « OK » :

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Maintenant que tout est paramétré, nous allons tester les éléments, il suffit de cliquer sur « Tester les paramètres… » :

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Nous devons obtenir ceci :

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Ensuite, il faut cliquer sur « Annuler » pour revenir à la fenêtre précédente :

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Il faut de nouveau cliquer sur « OK », et l'on revient sur la fenêtre de publipostage.

V-C-6. Paramétrage de la messagerie : méthode 2

La commande se trouve aussi dans le menu « Outils/Options » :

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Il suffit de sélectionner « LibreOffice Writer/E-mail de mailing » ou « OpenOffice.org Writer/E-mail de mailing » et la fenêtre suivante apparaît :

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La suite de la mise à jour de la messagerie est la même qu'avec la méthode 1.

V-C-7. Paramétrage de la messagerie : erreur

Si vous obtenez la fenêtre suivante, c'est qu'il y a une erreur dans le paramétrage de la messagerie, il faut le revoir, la zone « Erreurs » fournit des informations sur les problèmes rencontrés :

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VI. Compléments

VI-A. Insérer les champs

Il existe une autre méthode pour insérer les champs, il suffit de faire apparaître la source de données, pour cela il faut aller dans « Affichage/Sources de données » ou F4 au clavier :

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Et le bandeau suivant apparaît :

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Il suffit alors de faire glisser le titre des colonnes sur le document pour faire apparaître le champ.

Si vous faites glisser une donnée, c'est elle qui sera mise sur le document.

Pour faire disparaître le bandeau, il faut procéder de la même façon que pour le faire apparaître.

VI-B. Supprimer les bases de données

Quand on lit un fichier quel qu'il soit, cela crée une base et cette base reste visible dans Writer. Pour les supprimer définitivement, il faut aller dans le menu « Outils/Options » :

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la fenêtre suivante apparaît, il suffit ensuite d'aller sur « LibreOffice Base/Base de données » ou « OpenOffice.org Base/Base de données » :

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Dans la fenêtre qui apparaît, toutes les bases de données sont présentes, il suffit de sélectionner la base et ensuite de cliquer sur le bouton « Supprimer » pour enlever la base de données :

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Et cliquons sur « OK » pour finir.

VI-C. Filtrage de la base de données

Image non disponible Nous allons nous remettre à la place d'un bibliothécaire, mais cette fois nous enverrons une lettre de relance pour les personnes qui n'ont pas rendu les livres dans le délai prévu.

VI-C-1. La base de données

La base de données dans notre cas sera un fichier Base, qui contiendra des tables et une requête.

Les tables sont les suivantes :

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La requête est la suivante :

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La base de données doit contenir tous les champs dont nous avons besoin, c'est pour cela que j'ai fait une requête. Car il ne sera pas possible de créer des champs dans Writer.

VI-C-2. Créer le filtre

Pour cela il faut faire le Mailing, « Outils/Assistant Mailing… » :

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La fenêtre suivante apparaît :

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Il faut aller jusqu'à l'étape 3 :

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Ensuite, nous cliquons sur « Sélectionner une liste d'adresses différente », la fenêtre suivante apparaît :

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Ensuite, nous cliquons sur « Filtrer… », sur la fenêtre qui apparaît, nous sélectionnons le champ à filtrer, la condition et la valeur, il y a possibilité de mettre trois filtres :

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Attention, c'est une combinaison de filtres.

Ensuite, nous revenons à la fenêtre de publipostage, et continuons les étapes jusqu'à la fin ; et au moment de l'édition du document, l'affichage tiendra compte du filtre :

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Il a dans mon cas 100 livres empruntés, dont 65 sont en retard.

VI-D. Modifier le format des données

Il est aussi possible de mettre en forme les données que l'on veut insérer dans le document. Tout cela se passe au moment de l'insertion du champ.

Quand nous sommes là :

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Il faut avant de cliquer « Insérer » choisir le format de notre donnée : par exemple, pour une date, au lieu d'avoir 06/11/12, on voudrait le mardi 6 novembre 2012. Dans la partie format, nous sélectionnons le format souhaité :

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Cela ouvre la fenêtre suivante :

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Ce qui permet de sélectionner le format voulu (ou de créer son format) :

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Et en cliquant sur « OK », nous revenons à la fenêtre précédente, où notre format est sélectionné ce que nous pouvons voir :

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Et une fois toutes les étapes de publipostage effectuées, le document final aura la forme suivante :

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VII. Remerciements

Pour leurs remarques directes ou indirectes et conseils avisés : _Max_ et Pierre Fauconnier

Et pour la correction orthographique et syntaxique : _Max_.