Premiers pas avec « Présentation » (Impress)

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Au cours de ce tutoriel, nous allons vous présenter les principales fonctionnalités de « Présentation » au travers d'étapes de réalisation d'un diaporama.

Compatible : LibreOffice 4.0.1 et Apache OpenOffice 3.4.1.

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I. Prérequis

Nous allons au cours de ce tutoriel utiliser LibOLibreOffice, mais la démarche sera la même avec AOOApache OpenOffice.

II. Introduction

Ce tutoriel ne sera pas une « bible » sur « Présentation », il serait bien trop long. Mais nous allons vous décrire toutes les étapes pour réaliser un diaporama.

II-A. Qu'est-ce ?

« Présentation » est un logiciel de présentation par diaporama. Il va nous permettre de créer et d'enchaîner des diapositives. Il pourra y avoir des effets de transitions, du son et aussi la possibilité de naviguer au travers des diapositives. Cela pourra par la suite être projeté via un projecteur connecté à l'ordinateur, imprimé sur transparent ou sur du papier.

II-B. Principe

Un diaporama est un ensemble de diapositives pouvant avoir une animation. Chaque diapositive comporte un fond qui peut être commun, ainsi que des « blocs » (texte ou autres), elle peut aussi contenir des textes, des photos, des schémas, des graphiques, des vidéos, etc.

III. Création d'une présentation

III-A. Commencer une nouvelle présentation

Ouvrons le logiciel « Présentation », nous avons à notre disposition trois possibilités :

III-A-1. Par la fenêtre de démarrage

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III-A-2. Par le menu

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III-A-3. Par l'assistant

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III-B. L'assistant

Si vous utilisez l'assistant ou s'il est paramétré dans LibOLibreOffice pour tout nouveau document, la fenêtre qui s'ouvre est la suivante :

Si vous ne démarrez pas l'assistant, ne paniquez pas. Ces éléments restent modifiables dans la présentation nous le verrons par la suite, cela sera expliqué dans le paragraphe IV .

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Pour activer l'assistant, il faut être dans une présentation, aller dans « Outils/Options » et dans la fenêtre sélectionner « xxxImpress » et dans « Général » cocher « Démarrer avec l'assistant ». L'opération reste la même pour supprimer l'assistant.

Sur la fenêtre nous avons trois possibilités, qui sont :

  • créer à partir d'une présentation vierge ;
  • créer à partir d'un modèle ;
  • ouvrir une présentation déjà existante.

III-B-1. Avec un modèle

Cette méthode permet de créer une nouvelle présentation en s'appuyant sur un modèle personnalisé déjà existant. Un modèle contient en général une image de fond, des formatages sur les textes, etc.

Si vous choisissez un modèle, il sera toujours possible de le modifier par la suite.

Pour voir le modèle correspondant, il suffit de le sélectionner et de vérifier que « Aperçu » est coché, ainsi le modèle correspondant apparaîtra dans la partie droite :

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III-B-2. Avec une présentation vierge

Nous allons choisir dans notre cas une présentation vierge :

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Ensuite, il faut sélectionner le média de sortie, cela permet de définir la taille de la page. Par exemple si vous choisissez « Papier » la dimension sera un format A4, si vous choisissez écran la dimension sera plus petite.

Nous allons choisir « Écran », car la plupart des diaporamas sont prévus pour un vidéoprojecteur.

Cela restera modifiable par la suite dans le paramétrage de la page, mais cela sera expliqué dans le paragraphe VI.A .

Cliquons sur « Suivant ». La fenêtre suivante apparaît :

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Sur cette fenêtre il y a deux choses à paramétrer, les transitions entre les diapositives et le type de présentation qui correspond à l'animation sur la diapositive :

Transition Une transition est un effet visuel qui aura lieu lors d'un passage d'une diapositive à la suivante mais qui concerne toute la diapositive. À ne pas confondre avec une animation qui ne concerne qu'un bloc dans une même diapositive.
Quand vous cliquez sur la liste déroulante, il vous suffit de sélectionner la transition souhaitée.
Type de présentation « Standard » : défilement des diapos par déclenchement manuel (clic de la souris ou pression d'une touche du clavier).
« Automatique » : défilement automatique avec une durée d'affichage (de chaque diapo) et de pause (à la fin du diaporama avant de reprendre au début).
« Afficher le logo » : affiche le logo LibreOffice à la fin du diaporama.

Nous allons choisir « Transition aléatoire », et la vitesse nous allons laisser « Moyenne », avec une animation « Standard ». Pour ce qui est du logo à vous de choisir.

Ces options resteront modifiables par la suite dans le diaporama.

Cliquons sur « Créer ».

IV. Fenêtre générale

Si l'assistant n'est pas activé ou si nous avons fait toutes les étapes de l'assistant, nous arrivons sur la fenêtre suivante :

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Ce dernier contient une multitude d'informations :

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1 Mode de présentation de l'interface :
  • Normal est le mode d'édition des diapositives (c'est par là que l'on crée/modifie une diapositive) ;
  • Plan est une vue synthétique des diapositives en n'affichant que le texte ;
  • Notes donne un aperçu de la diapositive et donne la possibilité de mettre des notes/annotations sur cette diapositive, qui serviront au moment de la présentation ;
  • Prospectus permet de voir plusieurs diapositives sur une feuille (deux, trois, etc.), par exemple pour pouvoir les imprimer ;
  • Trieuse de diapositives permet de voir les enchaînements entre les diapositives en indiquant le numéro, l'effet de la transition et le titre.
2 Liste des diapositives de la présentation.
3 Corps de la diapositive active.
4 Donne accès à toute la mise en page et l'organisation des diapositives et de la présentation.
5 Les barres d'outils.

V. L'avant présentation

V-A. La préparation

La phase de préparation est la plus importante. Avant de vous y lancer, il serait judicieux de préparer votre plan et d'organiser vos idées en les écrivant. Il faut d'abord faire sa trame sur papier.

Pour cela, la question que vous devez avoir en tête est « Quel est l'intérêt de cette présentation ? ».

V-B. Que mettre sur une diapositive ?

Une diapositive doit comporter certains éléments. Ils ne sont pas tous obligatoires et dépendent du type de présentation que l'on souhaite faire.

V-B-1. Le titre

Un bon titre est un titre court, simple, positif et dynamique : il doit être accrocheur. Un titre doit comporter au maximum six mots sans ponctuation.

V-B-2. Les polices de caractères

Sur votre présentation, il est préférable d'utiliser des polices standards connues de tous (Arial, Comic ou Times), car les polices plus fantaisistes peuvent être plus difficiles à lire.

Ensuite, il faut faire attention à la taille des caractères. Avec une taille trop petite, il y a un risque que les informations ne puissent être lues. La taille minimum sur une présentation est la taille 24 pt pour les titres et 18 pt pour le texte.

Astuce : pour voir le rendu, il suffit de lancer le diaporama sur le PC et de se mettre à environ 2 m de l'écran.

Vous pouvez « jouer » sur le style pour marquer des informations :

  • le style normal sert pour les sous-titres et le texte standard ;
  • le style italique sert pour mettre en évidence les citations, les mots techniques ;
  • le style gras sert pour mettre en évidence une information et peut être associé à une couleur différente ;
  • le style souligné est de plus en plus réservé aux liens hypertextes. Il faut donc l'éviter.

Il est recommandé d'utiliser une seule police de caractères. Mais pour une présentation plus soignée, employez une police de caractères pour les titres et une autre pour le contenu.

V-B-3. Puces et hiérarchies

Il est préférable d'éviter l'utilisation de puces différentes lors de vos présentations. Une puce représente un ordre hiérarchique, il faut donc être homogène et cela doit rester discret. Il est même recommandé de ne pas utiliser plus de trois niveaux.

V-B-4. L'illustration

En combinant sur les diapositives des images et des textes, cela permettra de capter le public.

Quand vous créez une diapositive, vous avez deux objectifs :

  • le fond pour communiquer une information ;
  • la forme pour mettre en valeur cette information.

Il ne faut pas surcharger les diapositives avec trop d'informations. Il est recommandé de ne pas mettre plus de six lignes de texte. De même, il faut éviter de mettre trop d'images ou des images animées, cela provoque l'effet contraire en attirant l'attention et fait perdre le fil de la présentation.

V-B-5. Les couleurs et les contrastes

Une bonne présentation doit être agréable à l'œil. Le choix des couleurs est donc très important et doit tenir compte de la couleur de l'arrière-plan. Il ne faut pas mettre trop de couleurs différentes ou qui ne se marient pas bien, il est recommandé de se limiter à quelques couleurs (maximum cinq).

Ce que l'on peut dire est que :

  • sur un arrière-plan foncé, il faut des couleurs claires et vives ;
  • sur un arrière-plan clair, il faut des couleurs sombres.

V-C. Conclusion

Vous avez maintenant en votre possession tous les éléments pour créer votre diaporama :

  • votre plan sur papier ;
  • quelques astuces pour créer vos diapositives.

Vous pouvez aussi vous appuyer sur des livres qui traitent de l'esthétique et du marketing d'un diaporama :

VI. Votre première présentation

Reprenons où nous nous en sommes arrêtés au paragraphe III.B.2 sur la présentation vierge. Nous en sommes donc ici :

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VI-A. La mise en page

Comme nous avons choisi tout à l'heure le média de sortie : « Écran », mais vous allez voir qu'il existe différents types d'écran.

Aller dans « Format/Page… » :

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Et dans la fenêtre qui s'ouvre, nous allons sélectionner le média de sortie souhaité :

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Comme vous le constatez, il y a deux choix possibles. Il vous suffit de sélectionner celui qui correspond à votre cas.

C'est avec cette commande que l'on peut changer le type de support : d'écran à papier, etc.

VI-B. L'arrière-plan

Comme nous l'avons vu précédemment, le choix de l'arrière-plan est très important : il a un impact direct sur le choix des couleurs pour la police du diaporama.

Dans « Présentation », nous nommerons les arrière-plans des « masques », nous pouvons en créer autant que l'on veut, la commande se trouve dans « Affichage/Masque/Masque des diapos » :

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Vous avez aussi la possibilité de mettre un masque pour les notes. Et la commande « Éléments du masque… » permet de sélectionner l'affichage de l'heure, du pied de page et du numéro de diapo.

Nous arrivons donc sur la fenêtre suivante, une nouvelle barre d'outils apparaît, elle nous informe que l'on est dans la gestion des masques :

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Il ne nous reste plus qu'à modifier notre masque, par exemple en mettant un fond de couleur, une image, un texte qui doit être sur toutes les diapos (exemple : Document confidentiel…).

VI-B-1. Couleur et Texte

Dans notre cas, nous allons choisir de mettre le fond en bleu, pour cela servons-nous de la fonction rectangle :

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Ensuite, créons-le sur la totalité de la diapositive, ce qui nous donne :

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Nous pouvons modifier la couleur en faisant :

  • clic droit sur le rectangle et en sélectionnant « Remplissage » :
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  • ou dans la barre d'outils :
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Dans les deux cas, il suffit de sélectionner la couleur voulue.

Mais le fait d'avoir créé un rectangle a masqué les différents textes qu'il y avait avant, il faut pour cela faire un clic droit sur le rectangle et dans la commande qui apparaît « Organiser/Envoyer à l'arrière » :

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Si vous choisissez « Envoyer vers l'arrière », cela ne le déplace que d'un niveau (chaque élément étant sur un niveau)

Ensuite, nous allons mettre un texte pour qu'il soit toujours visible sur ce masque :

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Ensuite, créons la zone pour le texte :

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Une fois le texte saisi, nous obtenons :

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VI-B-2. Image

Nous allons créer un second masque avec une image cette fois, pour cela il faut aller sur la barre d'outils des masques :

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Cela va rajouter un masque sur le côté gauche :

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Sélectionnons le second masque, avec la commande « Insertion/Image/À partir d'un fichier… » :

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Allons chercher le fichier image, et nous obtiendrons le résultat suivant, après l'avoir mis à l'arrière :

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Et sur la partie gauche nous avons bien nos deux masques :

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Maintenant que nous avons nos deux masques nous retournons aux diapositives :

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Le premier masque de la liste sera le masque par défaut, pour toutes nouvelles diapositives.

VI-B-3. La police par défaut

Notons que nous n'avons pas touché les autres textes. Mais il est aussi possible de modifier les différents critères des textes :

  • la police ;
  • la taille ;
  • la couleur ;
  • etc.

Que se soit pour le titre, le texte, la date, le numéro de diapositive, etc.

VI-C. La première diapositive

Nous allons aborder au cours de cette première diapositive comment créer une diapositive et comment mettre en animation les différentes données contenues sur la diapositive.

VI-C-1. Le corps de la page

Nous obtenons maintenant la fenêtre suivante :

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Nous avons sur la partie droite de la page des mises en page prédéfinies :

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Sinon, il faudra utiliser les outils graphiques pour insérer des données dans la page :

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Ces outils serviront aussi à compléter la diapositive avec l'ajout de divers éléments, comme des flèches, des formes, etc.

Dans notre exemple, nous allons utiliser un modèle que nous compléterons avec nos informations. Nous allons sélectionner la mise en page qui contient un titre et deux lignes :

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Une fois sélectionnée la page devient donc :

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Vous pouvez revenir dans le masque pour modifier la police, la taille, la couleur, etc. Pour le définir par défaut pour les autres diapositives.

Il nous suffit de cliquer dans chaque cadre pour les compléter :

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Et au final nous obtenons :

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Vous pouvez aussi modifier d'autres paramètres (rajouter un cadre, changer la couleur de fond, la police, l'alignement, etc.) en faisant un clic droit sur le cadre, toutes les commandes apparaissent :

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VI-C-2. L'animation de la page

Il faut sélectionner la commande qui se trouve dans la partie de droite au niveau des « Tâches » :

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Ce qui nous donne :

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Maintenant pour animer la présentation, nous allons sélectionner l'élément que l'on souhaite animer. Pour cela il est préférable de commencer par la première chose que l'on veut voir apparaître (nous aurons toujours la possibilité de modifier l'ordre d'apparition par la suite). Sélectionnons le titre, ce qui fait apparaître le bouton « Ajouter » dans l'animation :

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En cliquant sur le bouton « Ajouter », cela ouvre la fenêtre suivante :

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Vérifier que « Aperçu automatique » est coché, cela permettra en sélectionnant un effet de voir le résultat.

Nous remarquons qu'il y a cinq onglets sur cette fenêtre :

  • « Entrée » : effets permettant de faire apparaître l'objet sur la diapositive ;
  • « Accentuation » : effets permettant d'accentuer la visibilité d'un objet sur la diapositive ;
  • « Quitter » : effets permettant de faire sortir l'objet de la diapositive, nous reviendrons sur cette commande sur la seconde diapositive ;
  • « Trajectoires » : effets permettant de déplacer l'objet suivant une trajectoire choisie ;
  • « Effets divers » : effets qui peuvent être ajoutés à un fichier multimédia afin de piloter la lecture ou l'arrêt d'une vidéo ou d'une musique.

Il faut associer à ces effets la vitesse de l'animation qui va de « Très lent » à « Très rapide » (qui restera modifiable par la suite).

Dans notre exemple, nous allons prendre « Toupie » et « Moyen », la fenêtre « Tâches » devient donc :

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Procédons ainsi pour les trois textes, ce qui donne au final :

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Suivant l'effet sélectionné, nous avons des paramètres qui peuvent être modifiés rapidement :

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  • « Début » : vous indique que l'objet démarre au clic de la souris, et vous avez aussi la possibilité de sélectionner « Avec le précédent » (qui s'exécute immédiatement) ou « Après le précédent » (qui s'exécute une fois l'animation précédente terminée) ;
  • « Propriété » : (ici Zoom) n'est pas toujours visible, il permet de modifier une des caractéristiques de l'animation, ici c'est l'effet de zoom ;
  • « Vitesse » : permet de modifier la vitesse de l'animation (identique à la commande au moment de la création).

Pour voir le résultat, il suffit de cliquer sur le bouton « Diaporama » ou faire F5.

VI-C-3. Variante avec apparition des textes en même temps

Maintenant nous voulons que le « Texte 1 » et « Texte 2 » s'affichent en même temps. Pour cela conservons l'animation précédente :

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Une fois le « Texte 2 » sélectionné, il faut modifier l'activation de l'animation en sélectionnant « Avec le précédent » :

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L'affichage devient le suivant, où nous constatons que l'icône devant « Texte 2 » a disparu :

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La même chose aurait pu être réalisée en groupant les deux éléments en un, et de mettre l'animation sur le groupe obtenu, nous l'aborderons dans le paragraphe VI.D.2 .

VI-C-4. Variante avec temporisation entre les deux textes

Maintenant, nous voulons que le « Titre 1 » et « Titre 2 » apparaissent avec une temporisation entre les deux textes. Pour cela conservons l'animation précédente :

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Une fois le « Texte 2 » sélectionné, cliquons sur le bouton « … » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Vous constatez qu'il existe beaucoup de possibilités que je vous laisse découvrir.

Dans notre cas, il faut aller dans l'onglet « Minutage » :

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Maintenant, nous allons mettre dans « Après le précédent » et une temporisation de 2 s ce qui donne :

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Une fois validé, l'affichage devient :

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VI-D. La seconde diapositive

Au cours de cette deuxième diapositive, nous allons voir comment effacer un élément dans un diaporama.

VI-D-1. Le corps de la page

Pour cela il faut insérer une page, voici deux façons de faire, la première se trouve dans le menu « Insertion/Diapo » :

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La deuxième, il suffit de faire un clic droit dans la liste des diapositives :

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Maintenant nous avons notre nouvelle diapositive :

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Allons sur la diapositive et nous prendrons une « Diapo vierge » :

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Nous avons devant nous maintenant une page vierge :

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Il faut construire la page en sachant tous les éléments que l'on veut mettre dedans. Dans notre exemple, nous allons mettre une carte de France, rajouter deux villes et mettre la distance entre les deux villes.

Nous allons dans un premier temps, utiliser l'import d'une image :

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Ce qui nous donne :

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Ensuite nous allons rajouter les villes. Pour cela nous allons utiliser la barre de « Dessin » :

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Et plus particulièrement la fonction :

  • ligne ;
  • ellipse ;
  • texte.
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Commençons par créer une ellipse, il suffit de cliquer sur la fonction et créer deux points sur la page un point à droite (ou gauche) et l'opposé dans la diagonale, ce qui donnera :

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Vous pouvez modifier la taille de l'ellipse en jouant avec les petits carrés bleus.

Pour notre cas, nous allons modifier l'apparence de cette ellipse, les éléments se trouvent dans la barre « Ligne et remplissage » qui apparaît quand on sélectionne la forme :

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Nous allons modifier la couleur de fond en choisissant « Invisible », la couleur du trait en choisissant « Rouge clair » et pour finir augmenter l'épaisseur du trait :

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Ce qui nous donne au final :

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Nous allons maintenant rajouter une légende à notre ellipse avec la fonction correspondante puis nous ferons la même chose sur le formatage (couleur, etc.), ce qui donne :

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Nous faisons la même chose pour Paris :

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Nous ajoutons maintenant un trait entre les deux villes avec la fonction correspondante :

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VI-D-2. L'animation de la page

L'animation aurait pu être effectuée au fur et à mesure de la création des éléments.

Sélectionnons la commande d'animation :

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Nous allons sélectionner l'ellipse sur Limoges et le texte Limoges. Pour cela nous cliquons sur l'ellipse ensuite nous appuyons sur la touche « Shift » et nous cliquons sur le texte :

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Vous pouvez le regrouper en faisant un clic droit et en sélectionnant la commande « Grouper ».

Ensuite, nous ajoutons un effet, ici je conserve l'effet « Zoom » :

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Maintenant, nous allons faire disparaître la ville de Limoges et faire apparaît la ville de Paris, pour cela sélectionnons une nouvelle fois le groupe de Limoges et ajoutons une animation qui se trouve dans l'onglet « Quitter » :

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Comme vous pouvez le voir, le deuxième petit logo n'est pas le même.

Sélectionnons maintenant le groupe de la ville de Paris et ajoutons-lui une animation puis modifions l'option de début par « Après le précédent » (ainsi la ville de Paris n'apparaîtra qu'après que la ville de Limoges a disparu) :

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Ensuite faisons apparaître le trait et le texte entre les deux villes, il faudra d'abord faire réapparaître la ville de Limoges :

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Et pour finir nous ajoutons le reste, et nous obtiendrons :

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VII. Compléments

VII-A. Modification d'une transition

Nous avons utilisé l'assistant et il avait fallu choisir une transition. Maintenant, nous allons voir comment la changer. Revenons sur la présentation précédente et à la première page :

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Sélectionnons maintenant la commande « Transition », qui se trouve dans la partie droite et en bas :

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Ce qui nous donne :

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Il suffit ensuite de sélectionner et paramétrer la transition et celle-ci est appliquée à votre diaporama pour la transition entre la diapositive sélectionnée la suivante.

Vous avez aussi la possibilité de mettre cette transition à tout votre diaporama avec le bouton Image non disponible

VII-B. Lien hypertexte

Un lien hypertexte est une connexion permettant de relier une diapositive à une autre diapositive dans une autre présentation ou encore vers une adresse mail, une page Web, un fichier, etc.

Celui-ci pourra se faire à partir d'un texte, d'un objet, d'une image, d'un graphique ou d'une forme.

Mettons-nous sur une diapositive vierge, créons un texte et sélectionnons-le :

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Ensuite, dans le menu, sélectionnons « Insertion/Hyperlien » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il vous suffit ensuite de sélectionner le type de lien que l'on veut faire et d'indiquer les chemins ou les noms :

  • « Internet » : vers un site ou une page, il vous faudra saisir le lien ;
  • « Mail & News » : vers une adresse, il faudra indiquer la (ou les) adresse(s) et le sujet du mail ;
  • « Document » : vers un fichier, il faudra aller indiquer l'emplacement du fichier, si c'est un diaporama, vous pouvez aussi indiquer une diapositive.
  • « Nouveau document » : vers la création d'un nouveau document, que vous sélectionnez.

Vous pouvez aussi sélectionner une autre diapositive du document en faisant clic droit sur le texte, l'image, et en sélectionnant la commande « Interaction… » :
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VII-C. Personnaliser son diaporama

Vous avez aussi la possibilité de personnaliser votre diaporama :

  • en modifiant l'ordre de passage des diapositives : diapo1, diapo3, diapo2, etc. ;
  • en supprimant une diapositive du diaporama ou en ne la sélectionnant pas. Par exemple, pour une présentation de quatre diapositives : diapo1, diapo2, diapo3, si la dernière diapositive n'est pas nécessaire pour un certain public ;
  • en recopiant plusieurs fois la même diapositive dans la présentation : diapo1, diapo3, diapo2, diapo3, etc. Si la diapo3 contient un schéma et que l'on souhaite le remontrer régulièrement.

La commande se trouve dans « Diaporama/Diaporama personnalisé… » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il nous suffit de cliquer sur « Nouveau », qui ouvre la fenêtre suivante :

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Il nous suffit ensuite de mettre dans l'ordre notre diaporama, de lui donner un nom et de cliquer sur « OK » :

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Ensuite, il faut cocher « Utiliser le diaporama personnalisé » pour qu'il soit bien pris en compte.

VII-D. Masquer une diapositive

Il arrive parfois que l'on ne veuille pas montrer une diapositive au cours d'une présentation. Nous allons montrer comment procéder, nous évitant ainsi de refaire un nouveau document.

Nous sommes toujours sur notre diaporama, il faut aller dans la liste des diapositives, sélectionner la diapositive à masquer :

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Cliquons sur la commande qui masque la diapositive :

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Nous constatons maintenant que la diapositive est « grisée » :

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Pour la faire réapparaître, il suffit de faire la même opération que pour la masquer.

VII-E. Modifier le masque d'une diapo

Nous avions dans la première partie, créé deux masques de diapositives. Maintenant nous allons modifier le masque sur une diapositive, nous sommes toujours sur le même diaporama :

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Sélectionnons la diapo3, et faisons un clic droit, cliquons sur « Conception de diapo » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il suffit de sélectionner l'autre masque et de cliquer sur « OK » et cela devient :

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VIII. Complément

Si vous êtes sur une distribution Linux, vous devez avoir une des deux suites bureautiques installée (AOOApache OpenOffice ou LibOLibreOffice), si vous êtes sous Windows, il vous faudra peut-être passer par une installation, dont voici un tutoriel : Installation de LibreOffice (LibO).

IX. Remerciements

Pour leurs remarques directes ou indirectes, et les conseils avisés : Pierre Fauconnier, Heureux-oli, LittleWhite et _Max_.

Et pour la correction orthographique et syntaxique : ClaudeLELOUP.

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