Imprimer des enveloppes avec Texte (Writer)

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Vous avez besoin d'envoyer un courrier à beaucoup de personnes ! Alors nous allons dans ce tutoriel apprendre à créer automatiquement des enveloppes pour tous vos destinataires.

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I. Prérequis

Nous partons du principe que LibreOffice ou Apache OpenOffice est installé sur le poste. Et que vous possédez un fichier type Tableur (Calc) ou Base de données (Base) contenant toutes les adresses. Dans notre exemple, nous utiliserons un fichier Tableur.

Le logiciel Texte (Writer) devra être ouvert.

II. La base de données

Nous allons sélectionner le fichier qui contiendra les données, ici un fichier Tableur (Calc).

La commande se trouve dans « Insertion », « Champs » et « Autres… » :

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La fenêtre suivante s'ouvre, il faut aller sur l'onglet « Base de données » :

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Maintenant nous allons ajouter le fichier Tableur (Calc), il suffit de cliquer sur « Parcourir » et d'aller chercher notre fichier. Une fois intégrée, la liste des bases de données se voit notifiée avec notre fichier :

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Et nous y retrouvons tous les champs (cliquez sur le « + ») :

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S'il y avait plusieurs tables ou requêtes, elles apparaîtraient dans la liste.

III. Paramétrage de l'enveloppe

La commande se trouve dans le menu « Insertion » et « Enveloppe… » :

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La fenêtre suivante apparaît :

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La fenêtre contient trois onglets.

III-A. L'onglet « Format »

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Sur cette fenêtre, il y a trois parties importantes :

1. Qui permet de définir le format et la taille de l'enveloppe, soit en personnalisant en saisissant la largeur et la hauteur, soit en utilisant un format prédéfini :

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2. Qui permet de positionner le cadre expéditeur (a) en indiquant la position à gauche et du haut, avec la commande Format, vous pouvez modifier les informations liées au caractère et au paragraphe ;

3. Qui permet de positionner le cadre du destinateur (b) en indiquant la position à gauche et du haut, avec la commande Format, vous pouvez modifier les informations liées au caractère et au paragraphe.

Attention si vous modifiez la taille des caractères, l'adresse ne pourrait pas loger dans la zone correspondante.

III-B. Onglet « Imprimante »

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Cet onglet permet de choisir :

1. L'imprimante et le bac qui contiendra les enveloppes ;

2. L'orientation des enveloppes dans l'imprimante.

Il sera prudent lors de la première utilisation d'une imprimante de faire un essai.

III-C. L'onglet « Enveloppe »

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Dans cette fenêtre nous allons pouvoir affecter les différentes données qui seront mises sur l'enveloppe.

Il faut sélectionner notre « Base de données » :

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Ensuite, nous devons sélectionner la table qui contient les données :

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Si vous aviez utilisé une base de données, il y aurait toutes les tables et les requêtes visibles.

Il ne nous reste plus qu'à mettre les différents champs à l'endroit voulu, dans le champ « Destinataire » :

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Nous mettrons les données de la façon suivante :

 
Sélectionnez
1.
2.
3.
<Liste_Adresse.ADRESSE.0.Civilité> <Liste_Adresse.ADRESSE.0.Prénom> <Liste_Adresse.ADRESSE.0.Nom>
<Liste_Adresse.ADRESSE.0.Adresse>
<Liste_Adresse.ADRESSE.0.Code Postal> <Liste_Adresse.ADRESSE.0.Ville>

Ce qui finalement nous donnera :

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Si vous souhaitez faire apparaître la partie « Expéditeur », laissez-la cochée et mettez l'adresse souhaitée, ce qui donne finalement :

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Ensuite, il faut cliquer sur « Nouveau doc. », et nous obtiendrons le résultat suivant :

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IV. Imprimer

Nous pouvons toujours, à ce moment, intervenir sur la forme du document.

Dans notre cas, vous constatez que le cadre « Expéditeur » est trop court, ensuite nous pouvons aussi mettre en plus gros le nom de la personne, nous obtiendrons finalement :

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Une fois toutes les modifications effectuées (taille, couleur, etc.), il faut imprimer les enveloppes, il nous suffit d'aller dans le menu « Fichier » et « Imprimer… ». La fenêtre suivante apparaît :

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Nous avons deux choix à notre disposition :

  • « Oui » permet de faire un test en sélectionnant une seule donnée ou de sélectionner certaines données ;
  • « Non » imprimera toutes les données contenues dans le fichier.

IV-A. « Oui »

La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il nous suffit de sélectionner une ligne de données :

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Ensuite, nous cliquons sur « OK », la fenêtre suivante s'ouvre :

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Il nous suffit de sélectionner l'imprimante et de cliquer sur « OK » pour imprimer l'enveloppe.

IV-B. « Non »

La fenêtre s'ouvre :

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Nous constatons qu'il y a bien toutes les données du fichier, il suffit de sélectionner l'imprimante et de cliquer sur « OK » :

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L'impression commence et la durée dépendra du nombre d'enveloppes à créer.

IV-C. Modèle

Finalement, nous obtiendrons le modèle suivant :

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V. Conclusion et remerciement

Le fichier, que nous obtenons, peut être enregistré, il suffira de modifier le fichier source (Tableur dans notre cas) pour que les données se remettent à jour au moment de l'impression des enveloppes.

Je remercie ClaudeLeloup pour la correction orthographique et syntaxique.

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Le contenu de cet article est rédigé par Vincent Viale et est mis à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification 3.0 non transposé.
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