Base : comment créer et modifier des formulaires

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Je vais vous montrer, au cours de ce tutoriel et avec des exemples, comment créer, modifier et personnaliser des formulaires.

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I. Introduction

Base est la solution de création et de gestion de bases de données de la suite bureautique LibreOffice/OpenOffice. Afin de consulter, ajouter, modifier ou supprimer les données stockées dans les tables, les formulaires de saisie ou de consultation constituent des interfaces ergonomiques entre l'utilisateur et les tables. Nous allons voir comment créer et personnaliser des formulaires au travers d'exemples simples et en privilégiant l'aide des assistants Formulaire.

II. Créer une base de données

Une fois que LibreOffice (ou OpenOffice) est ouvert, nous avons deux possibilités pour créer une nouvelle base :

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Avec le lanceur
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Avec le menu

Les deux affichent la même fenêtre, mais celle-ci peut contenir des éléments différents :

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Exemple sous Windows
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Exemple sous OpenSuse

Ensuite nous cliquons sur « Suivant », cette fenêtre s'ouvre :

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Et nous finissons par « Terminer », ce qui affiche cette fenêtre :

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Une base de données doit toujours être enregistrée avant de commencer à y travailler. Ce qui n'est pas le cas pour les autres programmes de la suite bureautique.

Une fois que nous avons donné un nom à notre base, l'enregistrement est fait, nous arrivons sur cette fenêtre :

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Nous y retrouvons tous les éléments qui composent une base de données : les tables, les requêtes, les formulaires et les rapports.

Pour l'exemple, je vais partir sur le cas d'emprunt de livres, et je vais créer trois tables :

  • table_livre : qui contiendra toutes les infos sur les livres ;
  • table_eleve : qui contiendra toutes les infos sur les élèves ;
  • table_emprunt : qui contiendra tous les éléments sur les emprunts.

Ce qui nous donne :

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III. Créer un formulaire simple

Nous allons prendre l'exemple d'un formulaire qui nous permettra de voir la liste et l'état des livres d'une bibliothèque.

Nous allons utiliser l'assistant pour cela :

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Ce qui va ouvrir la fenêtre suivante :

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Sur la fenêtre nous pouvons distinguer trois parties importantes :

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  1. La liste des étapes qui vont nous permettre de créer un formulaire ;
  2. La liste des données disponibles, s'il y avait des vues et des requêtes, elles seraient aussi visibles ;
  3. Cette partie contiendra tous les éléments que nous voulons voir dans le formulaire en fonction de la table ou requête sélectionnée.

Dans notre cas prenons la table livre :

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Ensuite, il nous suffit de cliquer sur « Suivant » :

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Comme nous sommes dans la construction d'un formulaire simple, cliquons sur « Suivant », ce qui nous donne :

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Si nous sélectionnons un modèle, cela l'applique :

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Une fois que nous avons choisi notre modèle, cliquons sur « Suivant » :

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Sur cette fenêtre, nous pouvons voir qu'un formulaire peut servir à plusieurs choses :

  • uniquement à ajouter des données ;
  • uniquement à voir les données ;
  • à voir les données et à en ajouter.

Une fois votre choix fait, cliquez sur « Suivant », la fenêtre suivante apparaît :

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Cette fenêtre permet de modifier l'apparence, il suffit de sélectionner un style et le type de bordure :

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Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur « Suivant » :

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Dans notre cas, prenons l'option « Modifier le formulaire » et cliquons sur « Terminer », la fenêtre suivante s'affiche :

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Nous pouvons déplacer les éléments, il suffit de les sélectionner et de les faire glisser :

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Nous avons la barre d'outils qui va nous permettre de faire différentes modifications :

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  1. Permet de passer en mode ébauche ou pas ;
  2. Permet de modifier les propriétés d'un champ ;
  3. Permet de modifier les propriétés du formulaire ;
  4. Permet de rajouter des champs dans le formulaire.

Une fois que le « mode ébauche » n'est plus actif, nous obtenons :

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Maintenant, nous allons masquer le champ id_livre qui ne nous est pas utile. Pour cela, il faut le sélectionner et cliquer sur Image non disponible, ce qui va ouvrir la fenêtre suivante :

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Il ne nous reste plus qu'à mettre le champ « Visible » sur « Non », et une fois le « mode ébauche » désactivé, nous obtenons cette fenêtre :

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IV. Formulaire avec sous-formulaire

Nous allons toujours rester dans la gestion documentaire, mais cette fois nous allons rajouter les informations sur l'emprunt quand il y en a.

IV-A. Création d'une requête

Pour ce cas « plus complexe », nous allons créer une requête en mode ébauche, à partir de la fenêtre suivante :

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Nous n'avons plus qu'à sélectionner les tables table_emprunt et table_livre, ce qui nous donne :

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Et maintenant, nous allons créer les relations entre les tables et faire apparaître les éléments souhaités :

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Dans notre cas, la relation est l'id_livre, et nous ne voulons voir que les livres qui sont empruntés, c'est pour cela que nous avons mis « is empty » dans le critère du champ date_retour. Ensuite, enregistrons la requête :

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Et voici le résultat de la requête :

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IV-B. Création du formulaire avec sous-formulaire

Nous procéderons comme pour le formulaire précédent en utilisant l'assistant, et en sélectionnant la table table_eleve :

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Cliquons sur « Suivant » et nous obtenons la fenêtre suivante :

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Si nous avions défini des relations dans notre base, celles-ci seraient visibles dans le champ « Sous-formulaire basé sur une relation existante ».

Il nous suffit de cocher « Ajouter un sous-formulaire » et de cliquer sur « Suivant » :

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Dans la fenêtre qui apparaît, il suffit de sélectionner la requête que nous avons créée précédemment, ainsi que tous les champs, ensuite cliquons sur « Suivant », ce qui nous donne :

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Il va falloir établir au moins une jointure entre le formulaire et le sous-formulaire, dans notre cas, cela sera l'id_eleve :

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Cliquons sur « Suivant », la fenêtre suivante apparaît :

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Il ne nous reste plus qu'à sélectionner le type d'agencement que nous souhaitons avoir :

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Les masques suivants sont identiques à ceux du IICréer une base de données. Nous obtenons finalement :

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Si l'élève a emprunté un livre
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Si l'élève n'a pas emprunté de livre

Pour se déplacer dans les enregistrements, il faut utiliser les commandes :

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V. Formulaire en mode ébauche

V-A. Créer un formulaire

Nous reprendrons le même cas que dans le paragraphe IICréer une base de données.

ous allons cette fois cliquer sur « Créer un formulaire en mode Ébauche… », nous arrivons sur la page suivante :

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Maintenant comme nous pouvons le voir, nous ne pouvons pas affecter de table (ou requête) à notre formulaire, car le bouton n'est pas actif :

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Suivant le thème et l'application les icônes ne sont pas les mêmes. Mais la position sur la barre d'outils reste la même.

Nous allons devoir insérer un champ avant, pour pouvoir définir la table (ou requête), pour cela il suffit de cliquer sur une des commandes possibles pour insérer un champ :

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Dans notre cas, nous allons insérer une « Zone de texte » :

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Il nous suffit ensuite de créer le champ sur le formulaire en délimitant la zone, nous obtenons alors :

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Le bouton devient actif et nous allons pouvoir affecter les données :

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La fenêtre suivante apparaît :

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Sélectionnons l'onglet « Données » :

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Sur ce masque, nous avons la possibilité de choisir différents types de données :

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En faisant votre choix, il faut bien faire attention à ce que vous voulez en faire, car si vous sélectionnez Requête ou Instruction SQL, l'ajout et la modification de données seront alors impossibles.

Dans notre cas nous allons choisir « Table » et « table_eleve » :

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Ensuite, il ne nous reste plus qu'à sélectionner le champ inséré tout à l'heure et à cliquer sur le bouton qui donne les propriétés du champ :

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Ce qui nous ouvre la fenêtre suivante :

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Nous avons trois onglets :

  • « Général » concerne les éléments graphiques et le nom du champ, il est important de nommer les champs, cela permet ensuite de les retrouver ;
  • « Données » concerne tout ce qui est en rapport avec la valeur qu'aura le champ ;
  • « Événements » concerne tout ce qui pourra être ajouté comme action sur le champ, généralement, ce sont des macros qui y sont associées.

Même si nous y affectons un champ, il nous manque une information :

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En effet, nous n'avons qu'un champ vide, nous n'avons aucune indication sur ce à quoi il correspond, c'est pour cela que nous allons maintenant lui affecter une étiquette :

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Le procédé reste le même que pour l'insertion de la « Zone de texte », ce qui nous donne :

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Il ne nous reste plus qu'à aller dans la propriété de l'étiquette, pour changer le nom de l'étiquette et le texte :

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Il est important de bien faire la distinction entre le champ et l'étiquette.

Il faut procéder ainsi pour chaque champ. Nous obtenons le formulaire suivant :

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Si vous souhaitez changer la couleur de fond du formulaire, la commande se trouve dans le menu « Format », « Page… » et dans l'onglet « Arrière-plan ».

La dernière étape étant l'enregistrement, il suffit de cliquer sur la disquette ou d'aller dans le menu « Fichier ».

V-B. Créer un sous-formulaire

Nous nous trouvons dans le formulaire que nous venons de créer précédemment :

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Nous devons ouvrir le « Navigateur de formulaires » :

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Nous obtenons sur notre page la fenêtre suivante :

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Pour insérer un sous-formulaire, il nous suffit de sélectionner le formulaire actuel dans la fenêtre et de faire un clic droit :

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Une fois que nous avons sélectionné l'option, il nous suffit de renommer le sous-formulaire :

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Pour maintenant affecter la table, la requête ou le code SQL au sous-formulaire, il nous suffit de faire un clic droit (« Propriétés ») ou de cliquer sur le bouton correspondant, ce qui nous ouvre la fenêtre suivante :

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La fenêtre ne contient aucune information, il ne nous reste plus qu'à sélectionner les éléments que nous souhaitons voir apparaître dans ce sous-formulaire.

Dans le « Type de contenu », nous sélectionnons « Instruction SQL » , soit nous connaissons le code SQL correspondant, il n'y a plus qu'à le saisir dans le contenu, soit nous ne le connaissons pas et nous cliquons sur les « ... » :

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La fenêtre suivante s'ouvre :

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Il ne nous reste plus qu'à créer les requêtes voulues :

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Pour revenir au masque précédent, il suffit de fermer la fenêtre, ce qui nous donne :

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Maintenant, il faut lier le formulaire et le sous-formulaire, les commandes se trouvent ici :

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Nous n'avons plus qu'à cliquer sur « ... » pour ouvrir la fenêtre qui nous permettra de créer le (ou les) lien(s) :

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À l'aide des listes déroulantes, il nous faut sélectionner les champs en commun entre les deux, ce qui nous donne finalement :

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Nous cliquons sur « OK » pour terminer. Nous pouvons dire que la partie récupération des données pour le sous-formulaire est maintenant faite, il ne reste plus qu'à insérer les données sur le formulaire.

Vous pouvez modifier d'autres paramètres sur cette fenêtre, à vous de voir lesquels vous voulez modifier.

Suivant la forme que vous voulez donner au sous-formulaire, le mode opératoire ne sera pas le même :

il faut que la fenêtre « Navigateur du formulaire » soit visible et que le sous-formulaire soit sélectionné :

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  • soit vous voulez ajouter les champs, et la façon de faire reste la même que pour le formulaire ;
  • soit vous voulez créer un tableau, il faut pour cela activer les « Contrôles supplémentaires ».

Pour activer les « Contrôles supplémentaires », il faut cliquer sur la commande suivante :

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La fenêtre suivante apparaît alors :

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Il nous suffit de sélectionner la commande « Contrôle de table » :

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Ensuite sur le formulaire, il reste à délimiter la zone de notre sous-formulaire :

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La fenêtre suivante apparaît :

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Il ne reste plus qu'à sélectionner les champs que nous souhaitons voir apparaître :

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Les champs sélectionnés sont maintenant disponibles dans la fenêtre :

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VI. Conclusion

Nous venons de voir comment créer des formulaires simples ou avec des sous-formulaires. Maintenant il ne vous reste plus qu'à concevoir vos propres formulaires pour vos applications.

L'utilisation des formulaires permet d'améliorer vos applications en :

  • n'affichant que certains éléments ;
  • ne mettant en évidence que certains champs avec la modification de l'apparence (couleur, taille, etc.) ;
  • aidant à la saisie ;
  • la navigation est plus simple que dans des tables ou requêtes ;
  • etc.

VII. Remerciements

Je remercie f-leb pour ses remarques et conseils.

Et pour la correction orthographique et syntaxique : jacques_jean et ClaudeLELOUP.

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